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向领导汇报工作有哪些注意事项? 第1页

  

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对于不会做工作汇报的人来说,明明做了99%的事,结果只说出了60%的效果。

比如你说:在这个月里,我的表达能力有了提升,可以更好地和客户做沟通;

这样可以吗?可以,但是始终觉得浮于表面。

你可以这样优化:在这个月里,老客户对我的好评率达到了91%,复盘后是因为我着重锻炼了沟通能力,运营结构化思考方式,发掘了客户核心需求,解决了他们的痛点。

是不是更好些了?

只有数据就可以了吗?还不够。你还可以这样改:这个月里,老客户对我的好评率达到了91%,比上个月提升了21%。

能不能做好汇报,至少可以让你展示更多自我价值,做得好,还能成为你升职加薪、成为公司核心骨干的一大助力。

所以,工作汇报有哪些注意点?刚才说的这些优化点背后的原理都有什么?我给你总结了七个技巧,供你参考:

针对于组织汇报内容,有四个技巧——

技巧一:直接抛亮点

比如,在汇报开篇你可能这样写:

本篇汇报主要分为三个部分,第一部分为主要工作成绩,第二部分为经验与教训,第三部分为目标和计划。下面我先开始第一部分……

如果是我,我会这样写:

本篇汇报将围绕3个数字展开:销售额增长30%,客户满意度提升2%,执行成本降低25%,这三个数字就是我当月的主要工作结果。

你看,相比第一种的平铺直叙,第二种直接跳过可有可无的介绍,将叙述重点完全放在具体结果上,既节省了观看者的时间,也一定更能在第一时间激发大家的兴趣,哪个更香呢?

这里给大家举的例子是以销售人员的工作为例,但不管你从事什么工作,哪怕你是学生,要向导师汇报一年的收获,道理也都是一样的。

技巧二:用结构化的方式全局展示业绩

这个技巧适合业绩比较多的情况,如果你的战绩很惊人,就需要用结构化的方式对你的业绩进行全局展示。。

比如你写:2020年我的10条业绩可能是这样的

1.2020年总销售额为800万,较2019年增长5%; 2.是什么 3、4、5、6、7、8、9、10是什么

领导有那么多工作要做,管理那么多人,根本没有耐心一项项的去梳理你的工作重点。所以,一定要将自己做的业绩进行归纳总结。可以参考金字塔原理,也就是先论点后论据,依次展开,状如金字塔。


所以如果是我,我会这样写:

(中心论点)领导重视,部门支持,增强了公司的销售体系 (分论点一)拓宽销售链路与策略,论据一、二、三 (分论点二)优化销售人员培养体系,论据一、二、三 (分论点三)加强客户服务管理体系,论据一、二

这样不仅可以让领导对你的业绩一览无余、迅速理解你要表达的内容,更体现了你优秀的逻辑思维能力。

技巧三:客观化,讲证据

当你论点和分论点的时候,就需要有对应的论据来支撑你的论点,很多新手在汇报工作时,最容易犯的一个错误,就是把主观感受当做工作陈述。

比如你可以检查一下自己的年终总结里有没有这样的话:

我觉得客户对我印象不错,我感觉这个事情我做的是所有人中最棒的,等等这种表达主观感受的话术

如果是我,我会把证据,也就是客观事实抛出来

我收到了3封客户感谢信 我完成了3个项目,回款200万

区分“事实”和“感受”其实很简单,就是看看你的年终总结里有没有“我觉得”“我认为”这样的话术,而一件客观事实,是加不了这样的话术的。

技巧四:用数据说话

千万不要用类似“显著提升”、“效果很好”这样模糊的词汇

比如你写:

我优化了新入职员工的培训方式,不仅让新员工培训时间大大的缩短,培训通过率还得到显著提升

啧啧啧,领导可不想猜你口中“大大的缩短”到底是“多大”,“显著提升”究竟有“多显著”,领导都特别懒

要是我,我会这样写:

我优化了新入职员工的培训方式,新员工培训时间由原来10天缩短到8天,通过率由原来的80%提升至99%

你看,“显著提升”到底提升了多少,有了数据加持,才能说服领导。

针对于整个汇报过程,还有三个技巧需要注意——

除了这四个技巧,我们在向领导汇报乃至一切职场上沟通的场合还都需要注意三个要素,背景、噪音、渠道。

技巧五:重视沟通背景

工作中背景的差异主要源于:职位、专长、态度。上级时间稀少、事项繁杂、负责决策、倾向信息高度提炼的工作汇报;员工工作范围相对小、 每件事项花费时间较多、更关注任务细节。

由于这三点不同,所以上级与员工沟通时,容易产生信息差,应换位思考,变通沟通策略,增进理解。

技巧六:关注沟通噪音,尤其是心理噪音

这三种噪音的存在也会影响双向沟通的效率,其中需要进一步理解的是心理噪音。下面是容易激发对方负面情绪的3种表达方式,在沟通中我们要有意识地规避:

当然了,在和领导汇报的时候,一般大家都会收敛自己的攻击性。但是内容的争论性,复盘的部分抱怨甩锅还是存在的。

尽量站在领导的角度考虑问题。是优化内容安排的一个好思路。

技巧七:使用多样的汇报渠道传递信息

微信、电话、面谈?我们需要根据具体情况,选择最合适的沟通渠道。也可以很多渠道组合起来。比如说主要结论用面谈汇报的方式,具体的论证,以及整理好的信息数据可以以书面报告的形式邮件领导。

这样的组合拳会显得非常专业。组织需要知晓情况的团队参与会议,有利益相关不方便公开讲的东西微信补充,全面的报告材料邮件发送……

这样的员工才是真正主导了汇报这件事。


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以下内容包含一些负面、阴暗面的描述,其目的是为了描述”不好的管理者做什么事“或者”优秀管理者应该避免什么事“,如有雷同,纯属巧合。


本文主要涉及大企业的中层管理者的行为。

如果对此话题感兴趣,欢迎移步我的专栏抄手的创业工坊 - 知乎 (zhihu.com)

或者点此链接,阅读同类话题文章中层管理都在做什么?(创业企业) - 知乎 (zhihu.com)

大企业的中层最主要做什么?

  1. KPI KPI KPI

每个业务类型都有自己的KPI:开发有完成度;销售和运营有量化指标;实施有项目进度;业务线或者事业部一般会是按利润中心(profit center)设置,KPI以利润为主,多重KPI组合。

中层对KPI的3个动作

:要为上级分担,上级也有他的“大KPI“,要帮上级去扛;

:你的KPI终归要靠全体团队去完成,对于上级过分的KPI要求,要能”抗“,不然兄弟们会离心;

:把团队的KPI分下去,KPI直接关联到每个人的收入,也是团队管理的最大工具之一。


过程控制,与被过程控制

团队管理

大企业里面,”铁打的团队,流水的中层“的现象非常普遍,中层会在不同的部门流转,但是基层团队人员的内部流转没有那么频繁。


大企业中层的痛点与累点

上升通道——一步一步远离业务的不归路

就像前面所说的,中层会在不同的部门流转,而且大部分的大企业都不会”原地提拔“,直接在本部门上升的情况都是少数。

管理人员的内部上升通道一定是跨部门的,比如从大业务线的基层到小业务线的中层,某种程度上算是”升半格“,甚至于还经常要离开家庭到其他的城市甚至国家,才能获得晋升的机会。

这条路最大的风险就是:企业的金字塔结构+大企业相对稳定的总体规模,决定了每一级的晋升都只有5:1乃至10:1的比例,所以你为了上升而离开家庭,但是有可能接下来5年甚至10年都停留在”半山腰“,且迟迟找不到回到家庭身边的位置,这就是一条不归路。

例2:N哥是华中分公司的一个业务骨干,有机会升职为部门经理,但是职位所在地在东北分公司。他纠结再三,中间和我电话长聊过不下四次,最终决定走出去。

之后的10年间,N哥先后在东北分公司、华北分公司的几个平级职位上流动,后来他倦鸟思归,想要回去了,但是华中分公司一直没有空出来同级职位。

最终,N哥接受了降级回归。但是,经过中间这些年的辗转,他已经逐渐远离了一线业务,回归之后的状态大不如当初,甚至成为华中分公司领导眼里的”不好管的老同志“。

下级和上级的隔级沟通

你的上级喜欢和你的下级建立直接沟通吗?

如果否,说明你的上级多少有一些官僚作风,有可能是个空降兵、混资历的,无法为你带来什么实质性的帮助;

如果是,那么恭喜你,你抽中了80%的”有为上级“,他希望对你和你的部门有360度的掌握。说到底,上级就是上级,老大就是老大,你的心态要放平稳,难道你真的想”自立山头“吗?

更进一步,如果你发现自己的下属,经常主动去找你的上级”单聊“,感受如何?是不是有些意难平?那么,你能怎么做呢?去找下属谈话,让他不要”越级上报“吗?开什么玩笑!

和上级的上级的隔级沟通

换个身份,你会主动寻求机会和上级的上级直接沟通吗?让更大的老大有机会多了解你?傻子才不愿意吧?但是直接上级一定早晚会知道的,你真的不担心他会介意么?

例3:曾经有2年的时间,我的直接上级在上海,而我上级的上级和我一样在北京,办公室只有20米的距离。知道我的直接上级如何处理他的焦虑么?我和他日常有各种电话沟通,他会时不时的在电话里多问我两句:”老大最近状态怎么样?对咱们这块的工作有没有什么评论?“

嘿嘿,话里的味道品得出来不?你觉得他这个处理方法如何?作为下级,你会如何回答呢?

编织内部网络

内部网络是中层管理者非常重要的资源,重要性再怎么强调都不过分。下属搞不定的跨部门协调,你一个电话、几句玩笑就让别人买你的面子,下属自然会敬服你这个老大;当然,人情要有来有往,你也要随时准备好买别人的面子。网络就是这么一点点编织起来的。

更不要说,那些组织结构调整的八卦、上级领导的动向。我赶上过两次比较大的公司层面的组织结构调整,旧板块拆分重组、新板块建立,很多位置消失,更多的新位置诞生,调整方案没出来之前的几个月,下班时间手机基本上处于热线状态,即便我自己当时正好无欲无求,也会有各位兄弟来打探消息、交换情报、寻求建议。

公司的管理层年会是一个彻头彻尾的内部社交大趴,精力充沛的人甚至每天只睡两三个小时,白天开会,晚上和这个喝几杯酒、和那个泡一壶茶、再和几个平时难得见的同事出去吃个夜宵,也有更加不健康的活动,就不赘述了。

年度大趴只是最低限度的必要,更重要的网络编织活动都在平时。

曾经有一位销售骨干,有机会成为所在的省分公司经理,这是很难得的原地升职机会,但是他放弃了。他给我的解释是:近距离观察了这么久,我判定自己不想过那样的生活,每个星期至少有6天晚饭都不是在家吃的,要是和客户也就罢了,偏偏里面有七成以上的都是内部应酬,有个chuizi的意义!

但是,像他这样想的终归是少数,一代一代的中层们还是努力经营着自己的网络,希望自己在这个环境中更加如鱼得水,同时也扮演着别人的环境。


中层的蜕变

中层的蜕变是组织退化的标志

下列都是典型迹象

KPI变成数字游戏

KPI总是尽可能的量化,量化的指标背后总有其计算方法和数据基础,一个游戏的参与者一旦掌握了规则的漏洞、或者规则背后的影响环节,他就成为了”聪明人“。聪明人会把KPI的实干逐渐变成数字游戏。那一年,我发现自己已经基本掌握了这个数字游戏之后,”内心涌起深深的虚无感“,从此再也没有真正恢复在公司打拼的热情,直到选择离开。

惧怕下属

有能力、又表现出热情的下属,有些不好的管理者会开始害怕。

下属可能会觉得委屈:”我并没有什么取而代之的想法“,又或者”我离威胁到他还差得远“。

错了。

  • 下属没有取而代之的想法,不代表不好的管理者内心不担心,所谓”防患于未然“的心态,会导致缺乏自信的人采取过度防守的动作
  • 此外,不好的管理者在意的,远远不止于对位置的“实”的威胁,更多的是对所谓“影响力”的威胁。

例4:某部门经理,自己喜欢唱歌,每次团建的时候总要拉着大家去唱歌,下面有一位资深leader,对唱歌没有兴趣,每次都是组局打牌,一来二去,越来越多不喜欢唱歌的人都去参与打牌了。该经理对该leader就产生了很大的敌意。

是不是有点幼稚?幼稚的背后是深深的不自信,和缺乏安全感。

懒惰——给钻营者机会

管理者的懒惰是从细枝末节开始的,

第一步:那谁谁帮我去楼下星巴克买一杯拿铁

第二步:那谁谁帮我把车开去洗一下

第三步:今天有个新员工入职,要做入职谈话,那谁谁你去谈一下吧,他来了之后反正是要先跟着你的项目

第四步:周会那谁谁代我主持一下

第五步:明天要交月度报表了,那谁谁帮我填一下

正直的员工会执行你的“活儿”,对于买咖啡、洗车之类的会反感,会腹诽;但是钻营者巴不得有这样的机会,巴不得围在你身边,把你养得越来越懒,闭你目,塞你听,进而操控你签字的手。《出师表》有云“亲贤臣,远小人”,想要远小人,首先不要犯懒,时刻记住幼儿园老师的要求:“自己的事自己做”。

从良性朋友圈变成恶性结党

前面讲过的,大企业内部的人际网络对于管理者非常有帮助,宽广、良好的人脉会帮助你的跨部门工作更顺畅,也会打开眼界,学到更多东西,发现更多机会。每个人都有亲疏,这几个事业部总经理喜欢在一起打球,那几个则经常相约去徒步。女生宿舍6个人7个群的事情在企业管理层也许更常见,实在是再正常不过的现象,就像毛爷爷说的”党内无派,千奇百怪“。

但是,由小群体到党争,带了”争“字,性质就不一样了。党争是人类强劲的群体基因,拆台、倾轧、攻讦,小团体的利益迅速取代了公司的利益,结局逃不脱乱纷纷一地鸡毛。

相比起前述”不好的管理者“的个体行为,党争对组织的危害度要大得多,基本上都会发展到尾大不掉,高层纵有心治理,也会投鼠忌器。




  

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