府办秘书应该算是所有秘书中最忙的(这里以县级为例),因为一个副县长通常要分管10个左右的部门,而副县长在府办可支配的力量是多少呢?
一个专职秘书,再加上一个办公室副主任,如果副主任同时服务2—3个副县长的话,他可支配的人员顶多1.5人左右。
也就是说,这1.5个人既要办理上级的批示指示,又要处理10多个部门上报汇报的内容,处于承上起下的重要位置,工作量之大可想而知。
那么秘书日常干什么呢?我以县府办主任中的大海主任为例,给大家讲解下。
7:30左右,到单位,去副县长办公室转一圈,查看一下卫生打扫得如何,有没有给领导烧水沏茶,如果秘书没有做好的,需要补位重新收拾下。
7:40左右,回到办公室,将今天的工作从头到尾再捋一遍,一些拿不准的细节和具体工作,趁这个时间跟分管部门副职再沟通落实一下,确保准确无误。
8:00左右,到副县长办公室报道,汇报今天的安排,对个别工作和行程进行在落实,确定无误后,马上安排工作。这时,副县长办公室外已经有科局长排队等着汇报工作了。秘书出来后,他们依次进去汇报,通常秘书在给第一位局长倒完茶后,就退了出来,因为要马上安排落实上午的会议和其他工作。
8:30要召开省重大项目专题会,十几个部门参加,昨晚已经电话通知了。
8:15秘书到会议室准备签到,会前五六分钟左右,秘书开始电话催促未到会场的单位,与会单位到齐后,请副县长到会议室开会。会议期间秘书全程参加,记录会议精神,因为有些会议可能需要出会议纪要、调度工作进展。
9:30左右,会议结束,如需要写会议纪要,要马上跟牵头单位对接,要求今天下午下班前把会议纪要初稿提供上来,晚上加班改,如果涉及多个部门,还要逐个电话通知。
9:50左右,出发到几个重点企业调研。因为现在车改了,一般由秘书当司机,副主任坐副驾驶负责联系,出发前要给陪同单位负责人去个电话,落实具体碰面地点,让对方做好准备。上午需要调研3家企业,第二家企业刚调研完,县委书记来电话了,要求副县长马上回办公室,跟书记一起研究到省厅争取资金事宜。秘书电话跟企业老总致歉,立即驱车赶回大院。
11:30左右,跟县长一起陪同省财政厅领导午餐,现在各级检查督导比较多,互相学习交流也不少,基本每天中午都要在外陪餐。趁领导中午陪客时间,抓紧回办公室,把需要落实的事情梳理一遍。
13:00左右,午餐结束,领导回单位休息一会。
13:40左右,电话铃响,让秘书过去一趟,交给一摞文件,其中有3个批示件,立即转给相关部门办理。近期上级要开展两个专项检查,需要提前跟牵头单位碰个方案出来,这两天抽空开会强调布置一下。然后,让秘书电话通知几个部门一把手过来研究具体工作,半小时一波,安排了三波人。
15:30,省政府要召开电视电话会议,需要副县长参加。
15:15左右安排秘书签到、催人,县长的讲话稿,昨晚已经加班改好了。会议结束,已经到下班时间了,晚上县长要陪客商晚餐,秘书开车把领导送到酒店后,要立即赶回来准备第二天的工作。
明天,有两个重要活动:上午陪同省应急管理厅调研安全生产,先看几个重点企业,然后是现场听取汇报,调阅资料;下午,要到市里参加副市长召开的专题会,需要准备8分钟的发言材料。方案、发言初稿部门已经报过来了,需要对细节进一步落实,不明白、不清楚的地方,需要跟部门进一步核实。下班后,有的部门会不太愿意配合工作,如有必要需要给局长去个电话,让他安排专人过来与一起准备明天的汇报。
晚上8:30左右,县长陪完客商,到酒店接领导并送他回家。然后回来继续加班,11点左右材料定稿,校对无误后,打印一份放领导办公桌上,同步发一份电子版到领导微信,便于明早县长起床后审阅。如需要修改,又要忙碌一上午。回到家洗漱完,差不多12点了。
明天依然要7:30到单位,周而复始。
秘书大多都盼望领导出差,这样可以暂且缓口气。车改后,秘书需要同时兼任司机、秘书两种身份,白天是司机,晚上做秘书,十分辛苦。市县级秘书分工没有省部级细,往往生活秘书、文字秘书一肩挑,既要安排活动、又要写材料,工作千头万绪,每天都要应付大量繁杂的日常工作,还不能出错。
电话要24小时保持开机,随叫随到,这是工作纪律,因而很难有大段时间陪同家人。
家人的理解,就是对工作最大的支持!
生活上的牺牲,换来的是较快的进步和他人的尊重。秘书是领导身边的人,虽然没有实际权力,却有很重的话语权,所以分管单位主要负责人对秘书大多很客气,工作中因为经常同分管部门联系,与这些部门干部大都保持了比较好的关系,这是很重要的人脉资源。
副县长一般3—5年就会调整,作为副主任秘书,服务领导没有功劳也有苦劳,一般领导调整之前会谋求一个比较好的位置,但是拍拍屁股走的占绝大多数,这种事要看命。不说了,都是泪!